مه‌ریزی و کنترل پروژه یک فرایند مدیریتی است که به شما کمک می‌کند تا یک پروژه را به بهترین شکل ممکن برنامه‌ریزی و کنترل کنید. این فرایند شامل مجموعه‌ای از خدمات و فعالیت‌ها است که در طول دوره زمانی پروژه انجام می‌شود. در زیر به برخی از اصلی‌ترین خدمات برنامه‌ریزی و کنترل پروژه اشاره می‌کنم
1. تعیین اهداف و دستاوردها: در ابتدا، اهداف و دستاوردهای پروژه باید مشخص شوند. این اهداف باید قابل اندازه‌گیری، قابل تحقق و متناسب با نیازها و توقعات سازمان یا مشتری باشند.
2. برنامه‌ریزی زمانی: در این مرحله، برنامه زمانی جامع برای انجام فعالیت‌ها و وظایف پروژه تهیه می‌شود. این شامل تعیین زمان شروع و پایان هر فعالیت، تعیین وابستگی‌ها بین فعالیت‌ها، و تخصیص منابع زمانی است.
3. تخصیص منابع: در این مرحله، منابع مورد نیاز برای پروژه، مانند نیروی انسانی، مواد و تجهیزات، بودجه و غیره تعیین و تخصیص داده می‌شوند. هدف این فعالیت، اطمینان حاصل کردن از تأمین منابع لازم برای اجرای صحیح پروژه است.
4. برنامه‌ریزی هزینه: در این مرحله، هزینه‌های مربوط به پروژه، شامل هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم، بودجه و هزینه‌های مدیریتی برآورد می‌شوند. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بودجه پروژه را مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که پروژه در محدودیت‌های هزینه‌ای خود می‌ماند.
5. کنترل پیشرفت: در طول اجرای پروژه، پیشرفت و وضعیت وظایف و فعالیت‌ها باید مورد نظارت و کنترل قرار گیرد. این شامل اندازه‌گیری پیشرفت واقعی، مقایسه آن با برنامه زمانی و هزینه‌ای، شناسایی اختلالات و اتخاذ تصمیمات مناسب برای اصلاح وضعیت است.
6. مدیریت ریسک: در این فعالیت، ریسک‌های مربوط به پروژه شناستداعی و ارزیابی می‌شوند و برنامه‌ها و راهکارهای مناسب برای کنترل و مدیریت آنها ایجاد می‌شود. هدف این فعالیت، کاهش احتمال و تأثیر ریسک‌های ناخواسته بر پروژه است.
7. گزارش‌دهی: گزارش‌دهی منظم و مناسب به مدیران، سازمان یا مشتریان درباره پیشرفت پروژه، وضعیت هزینه‌ها، ریسک‌ها و تصمیمات مهم اتخاذ شده بسیار مهم است. این گزارش‌ها به عنوان ابزاری برای ارتباط و اطلاع‌رسانی مؤثر درباره پروژه عمل می‌کنند.
8. اصلاح و بهبود: در طول اجرای پروژه، ممکن است نیاز به اصلاح و بهبود برنامه و فعالیت‌ها پیش بیاید. در این مرحله، با تجزیه و تحلیل عملکرد پروژه، اقداماتی برای بهبود کیفیت، کاهش هزینه‌ها و بهبود عملکرد عمومی پروژه انجام می‌شود.
این تنها یک نمونه از خدمات و فعالیت‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است. در عمل، بسته به نوع و مقیاس پروژه، ممکن است خدمات بیشتری ارائه شود. این فرایند به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به بهترین شکل ممکن برنامه‌ریزی کنید، پیشرفت آنها را کنترل کنید .
- برنا گزارش تحلیلی پیشرفت ماهانه
و تطبیق بابرنامه زمان بندی تفصیلی - جدول یا ساختار شکست نمایش دهنده پیشرفت واقعی و برنامه
ریزی شده در آن ماه - تعیین و رتبه بندی فعالیت های دارای تاخیر بر اساس
معیارهای متفاوت(زمان ، هزینه ،بحرانی بودن و پیچیدگی فعالیت) - تحلیل تاخیر فعالیت های دارای اهمیت بالا و ارائه
راهکارها جهت جبران و یا مدیریت این تاخیرها - ارائه محاسبات مربوط به میزان تاخیرهای مجاز و غیرمجاز
- ارائه محاسبات وپیش بینی های ارزش کسب شده و ارائه
راهکارهای افزایش کسب شده - گزارش به کارگیری نیروی انسانی مورد نیاز اجرای کار
- گزارش تهیه و به کارگیری ماشین آلات و تجهیزات
- گزارش تهیه و به کارگیری مواد و مصالح
- گزارش تحلیل کنترل ورود و خروج مواد ، مصالح ،تجهیزات
وماشین آلات - گزارش تحلیل و بررسی جریان مالی پروژه
- گزارش بررسی و تایید صورت وضعیت ،تعدیل ، مایه التفاوت و
سایر پرداخت ها - گزارش تغییر مقادیر و قیمت های جدید در صورت وجود
- گزارش شرایط تعلیق و هزینه های آن (در صورت بروز وضعیت
تعلیق ) - گزارش ریسک های پروژه و پیامدهای مثبت و منفی آن ها
- نوشتن لایحه تاخیرات پروژه